в) помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом
порядке:














внутренняя опись документов дела, которая формируется в соответствии с требованиями
приказа Росархива от 31.07.2023 № 77;
лист с отметками об ознакомлении работника с персональными данными из личного дела
(приложение № 2);
лист с отметками о результатах ежегодной проверки состояния личного дела
(приложение № 3);
личный листок по учету кадров (приложение № 4);
согласие на обработку персональных данных;
заявление о приеме на работу;
копия приказа о приеме на работу;
копия должностной инструкции;
трудовой договор;
договор о полной материальной ответственности (если работник – материально
ответственное лицо);
результаты предварительного медицинского осмотра;
результаты психиатрических освидетельствований (если работник выполняет отдельные
виды деятельности;
<...>.

2.3. Листы документов, помещенных в личное дело, подлежат нумерации.
2.4. Документы помещаются в папку-скоросшиватель. При увольнении работника дело
прошивается нитками и сдается в архив образовательной организации.
2.5. Внутренняя опись документов дела должна содержать сведения о порядковых номерах,
наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и
изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине.
2.6. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Листы
внутренней описи нумеруются отдельно.
2.7. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется
итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее
документов и количество листов дела.
3. Ведение личных дел работников
3.1. Личное дело ведется в течение всего периода работы работника образовательной организации.
3.2. Ведение личного дела работника предусматривает помещение в дело документов,
образующихся в процессе рабочей деятельности и имеющих значение для трудовых отношений:
дополнение к личному листку по учету кадров;
дополнительные соглашения к трудовому договору;
копии приказов по личному составу, которые касаются работника (о переводе,
перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда,
аттестации, повышении квалификации, поощрении, награждении, об
 изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках
без сохранения заработной платы);
 отзывы должностных лиц о работнике;
 согласия на обработку персональных данных;














характеристики и рекомендательные письма;
аттестационные листы;
результаты периодических медицинских осмотров;
результаты психиатрических освидетельствований (если работник выполняет отдельные
виды деятельности;
уведомления об изменении условий трудового договора;
копии объяснительных записок, заявлений работника;
материалы аттестации (если работник подлежит прохождению аттестации);
лист – заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив);
иные документы.

3.3. В личные дела не помещаются документы, имеющие второстепенное значение. Такие
документы хранятся в отдельном деле № «Документы, не вошедшие в состав личных дел».
3.4. Работник знакомится с личным делом в течение трех рабочих дней с даты получения
ответственным за ведение дел заявления с просьбой об ознакомлении. Об этом делается отметка в
листе ознакомления работника с личным делом.
3.5. Ознакомление с делом происходит исключительно в кабинете ответственного за ведение дел и
в его присутствии. Запрещается вынос дела из кабинета.
3.6. Выдача копий документов из личного дела производится по личному заявлению работника и с
разрешения заведующего. Копии документов должны быть заверены и предоставлены работнику
в течение трех дней со дня подачи заявления.
3.7. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения заведующего
образовательной организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание»
внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних
документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты и причин изъятия с подписью
лица, выдавшего документ, и подписью лица, получившего его во временное пользование.
3.8. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью личных дел в
образовательной организации ежегодно производится проверка их наличия и состояния.
3.9. Ежегодную проверку состояния личных дел на предмет сохранности включенных в него
документов проводит специально созданная комиссия. О проведенных проверках делается
отметка в листе о результатах ежегодной проверки состояния и наличия личного дела
(приложение № 3) и составляется акт. Результаты проверки личных дел в обязательном порядке
доводятся до заведующего образовательной организации.
4. Хранение и учет личных дел работников
4.1 Хранение и учет личных дел работников образовательной организации организуются с целью
быстрого поиска личных дел, обеспечения их сохранности и конфиденциальности сведений,
содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
4.2. Личные дела работников хранятся у ответственного за ведение дел в специальном
металлическом сейфе.
4.3. Доступ к личным делам работников имеют только ответственный за ведение дел и
заведующий образовательной организации либо его заместители при исполнении обязанностей
заведующего образовательной организации.
4.4. Систематизация личных дел работников производится в алфавитном порядке.

5. Оформление личных дел работников перед сдачей в архив
5.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится ответственным за ведение дел.
Эта процедура включает:
подшивку (переплет) дела;
уточнение нумерации листов дела;
составление листа-заверителя, который формируется в соответствии с требованиями
приказа Росархива от 31.07.2023 № 77;
 составление (уточнение) внутренней описи;
 внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.




5.2. Лист – заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка
должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов в
листе-заверителе делаются соответствующие отметки.
Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить на внутреннюю сторону
обложки дела.
5.3. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:
объединять индивидуальные личные дела уволенных работников в одну обложку
(объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов
(путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
 располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном
порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным
делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества
соответствующего уволенного сотрудника;
 снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий,
имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены
соответствующие документы.


5.4. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в
делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно ответственным за ведение дел
проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при
проверке недостатки устраняются ответственным за ведение дел. Передача и прием производятся
по описи с простановкой отметок о наличии личных дел.
5.5. Личные дела работников, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75
лет, после 1 января 2003 года – 50 лет.